Interne regler for

Wier & Siboni Advokater

i medfør af hvidvasklovens § 25, stk. 1

Opdateret pr. 1.1.2020

1.Indledning

Hvidvaskloven medfører en række pligter for advokater, når advokaten varetager de sagstyper, som er nævnt i hvidvasklovens § 2, stk. 1, nr. 13 og 14. pligterne kan sammenfattes som følger:

•Advokaten skal kende sin klients identitet og opbevare disse id-oplysninger.

•Hvis der opstår mistanke om, at klientens henvendelse har eller har haft tilknytning til hvidvask eller terrorfinansiering, skal forholdet undersøges nærmere.

•Hvis mistanken ikke kan afkræftes, og sagen ikke er omfattet af hvidvasklovens § 8, skal der ske indberetning til Advokatsamfundet eller Statsadvokaten for Særlig Økonomisk Kriminalitet (SØK).

•Advokaten har pligt til at fastsætte skriftlige interne retningslinjer og uddanne personalet heri.

Med baggrund i det ovenstående fastsættes følgende:

2.Sagstyper

Følgende fremgår af § 1, stk. 1, nr. 13 og 14:

”Denne lov finder anvendelse på følgende virksomheder og personer:

…

13) Advokater, når de deltager med bistand ved planlægning eller udførelse af transaktioner for deres klienter i forbindelse med

a)Køb og salg af fast ejendom,

b)Forvaltning af klienters penge, værdipapirer eller andre aktiver

c)Åbning eller forvaltning af bank-, opsparings- eller værdipapirkonti

d)Tilvejebringelse af nødvendig kapital til oprettelse, drift eller ledelse af virksomheder, eller

e)Oprettelse, drift eller ledelse af virksomheder.

14) Advokater, når de på deres klients vegne og for dennes regning foretager en finansiel transaktion eller en transaktion vedrørende fast ejendom.”

Listen er ikke udtømmende.

3.Advokaters pligter i medfør af hvidvaskloven

I forbindelse med klientforholdets etablering, skal advokaten indhente identitetsoplysninger på den, som søger bistand. Advokaten skal altid have identitetsoplysninger på klienten, dvs. navn, adresse, cpr.nr. eller CVR-nr. Identitetsoplysninger skal verificeres, det vil sige at klienten skal legitimere sig ved det første møde med advokaten. Hvis der ikke afholdes et indledende møde, skal klienten fremsende kopi af f.eks. kørekort eller pas samt sygesikringsbevis (supplerende dokumentation), og klienten skal i så fald betragtes som en distancekunde.

3.1.Personer

Legitimationen skal omfatte navn, adresse og cpr-nr. Legitimationen skal ske ved, at personen foreviser pas eller kørekort. Der kan undtagelsesvis benyttes andre tilsvarende id-papirer udstedt af en offentlig myndighed. Dokumentationen skal registreres og opbevares i sagen.

Legitimationsproceduren kan foretages risikobaseret, når advokaten f.eks. har et personligt bekendtskab til klienten, jf. § 12, stk. 7 og i sådanne tilfælde er det ikke nødvendigt at indhente dokumentation for identitet. Der skal udarbejdes et kort notat om dette.

3.2.Virksomheder

Legitimation skal omfatte navn, adresse og CVR-nr. Legitimationen sker typisk ved forevisning eller udtræk af selskabsrapport fra CVR.

Den reelle ejer skal fastlægges. En person, der ejer mere end 25% af ejerandele eller stemmerettigheder skal legitimeres som person, jf. § 3.

3.3.Offentlige beskikkelser

Er klienten Statsforvaltningen eller skifteretten kan legitimation undværes ud fra en risikovurdering, jf. § 12, stk. 1-4 og § 15.

3.4.Fuldmagtsforhold

Hvis en person eller virksomhed handler på vegne af en anden, skal den reelle person identificeres og legitimeres. F.eks. i henhold til en stillingsfuldmagt – kan denne fastslås ud fra en risikovurdering ved at tjekke virksomhedens hjemmeside eller visitkort.

Såfremt den der søger bistand bor i udlandet, skal det afklares, om personen er en politisk udsat person, § 19, stk. 4 og 5, jf. § 3, stk. 1, nr. 6 og bkg. nr. 712 af 1. juli 2008.

3.5.Skærpet legitimationsprocedure

Hvis klienten ikke har været til stede for at legitimere sig (distancekunde), skal der på baggrund af en risikovurdering foretages yderligere foranstaltninger, jf. § 19, stk. 2. Man kan:

”1) Sikre, at kundens identitet fastslås ved supplerende dokumentation.

2) Kontrollere eller verificere de udleverede dokumenter eller kræve en bekræftende attestering frs en af de i § 1, stk. 1, nr. 1-11, nævnte virksomheder eller personer.

3) Kræve, at den første betaling i forbindelse med transaktionerne foretages via en konto åbnet i kundens navn i et EU land… ”

Hvis den, der søger bistand, er en politisk udsat person bosiddende i udlandet, skal den sagsansvarlige advokat godkende, at pågældende klientforhold etableres, og der iværksættes foranstaltninger efter § 19, stk. 4-6.

3.6.Foranstaltninger i medfør af Parlamentets og Rådets forordninger m.v.

3.6.1. Advokaterne bistår ikke med betalingsformidling som selvstændig tjenesteydelse og der fastsættes derfor ikke særlige procedurer for betalinger, jf. § 25, stk. 1, jf. § 16.

3.6.2.Advokaterne skal medvirke til, at der sker indefrysning af midler tilhørende personer, grupper og lande, som er omfattet af internationale finansielle sanktioner (terrorbekæmpelse og sanktioner mod tredjelande).

Når advokaterne medvirker i en transaktion, skal advokatfirmaet ud fra en risikovurdering undersøge, om de involverede parter i transaktionen er optaget på listen, som findes her:

http://ec.europa.eu/external _relations/cfsp/sanctions/list/version4/global/e_ctlview.html

Resultatet af søgningen opbevares på sagen i 5 år. Hvis personen m.v. findes på listen, tages kontakt til SØK for nærmere afklaring af advokatfirmaets pligt til at indfryse midler.

3.6.3.Advokatfirmaet skal endvidere ved påtagelse af en sag tage stilling til, om klientens henvendelse indebærer transaktioner til lande, som er medtaget i erklæringer fra FATF, jf. bkg. nr. 1347 af 3. december 2010, hvor der anses for at være særlig risiko for hvidvask eller terrorfinansiering.

3.7.Genbrug af legitimation

Advokaterne genbruger ikke, jf. § 17, legitimation fra andre enheder, omfattet af hvidvaskloven.

3.8.Opbevaring af identitets- og kontroloplysninger

Identitets- og kontroloplysninger opbevares i mindst 5 år efter, at klientrelationen er ophørt. Legitimationsoplysningerne skal tilsvarende opbevares.

4.Mistanke

4.1.Klientforholdet

Hvis advokaten eller andre medarbejdere ved klientens henvendelse får mistanke om, at klientens formål er at misbruge rådgivning til strafbare handlinger, herunder hvidvask, må advokaten ikke påtage sig sagen. Hvis der ikke er etableret et klientforhold kan henvendelsen afvises uden yderligere tiltag. Hvis der er tale om et eksisterende klientforhold skal der handles som anført nedenfor.

4.2.Tiltag ved mistanke

Såfremt der opstår mistanke om, at klientens transaktion eller henvendelse har tilknytning til hvidvask eller terrorfinansiering skal den sagsansvarlige advokat undersøge forholdet nærmere. Hvis mistanken ikke kan afkræftes, skal der tages stilling til om forholdet er omfattet af § 8, stk. 1:

”Advokater er undtaget pligten i § 7 til at indberette oplysninger, som disse modtager fra eller indhenter om en af deres klienter i forbindelse med, at de fastslår den pågældende klients retsstilling eller forsvarer eller repræsenterer denne under eller i forbindelse med en retssag, herunder rådgiver om at indlede eller undgå sagsanlæg. Dette gælder uanset, om oplysningerne modtages før, under eller efter retssagen eller i forbindelse med, at den pågældende klients retsstilling fastslås.”

Også voldgiftssager og sager for Landsskatteretten er omfattet af undtagelsen.

Undtagelsen vedrører kun indberetningspligten og ikke pligten til at indhente id-oplysninger.

Hvis underretning er undtaget i medfør af § 8, skal der tages stilling til fortsat klientrepræsentation.

Hvis forholdet ikke er omfattet af § 8 skal der – hvis den bagvedliggende lovovertrædelse kan straffes med fængsel i over 1 år, og mistanken ikke kan afkræftes – ske indberetning til Advokatsamfundet eller SØIK.

I tilfælde af mistanke om hvidvask skal transaktionen stilles i bero til underretning har fundet sted.

I tilfælde af mistanke om terrorfinansiering, må transaktionen ikke gennemføres, før SØK har afklaret, om der skal ske beslaglæggelse.

Klienten må ikke på noget tidspunkt få orientering om, at advokaten overvejer at indberette, eller at indberetning er sket. Advokaten kan fraråde klienten at udøve ulovlig virksomhed, men rådet må ikke inkludere oplysninger om, at manglende efterlevelse vil medføre indberetning. Beslutning om eventuel udtræden af sagen efter indberetning, skal ske på en sådan måde, at advokaten holder oplysningen om indberetning hemmelig for klienten.

5.Instruktion af medarbejdere, uddannelse m.v.

Disse regler med bilag udleveres til alle medarbejdere, der på nogen måde er involveret i klientrelationer, sagsoprettelse, varetagelse af advokatopdrag, arkivering m.v., uanset karakteren af medarbejderens arbejdsopgaver og ansvarsområde.

Medarbejderen er forpligtet til at efterleve nærværende interne regler.

Disse regler skal senest ved tiltrædelsen udleveres til nye medarbejdere.

Personale, der ikke på nogen måder er involveret i varetagelsen af sager, skal orienteres om at advokater er underlagt særlig pligter om at kræve legitimation af personer, som søger bistand på kontoret og underretningspligt i tilfælde af mistanke om hvidvask/terrorfinansiering. De pågældende medarbejdere skal ved tiltrædelsen have en kopi af nærværende regler.

Advokaterne fører løbende kontrol med overholdelsen af disse regler og hvidvaskloven i øvrigt.

En gang om året gennemgås disse retningslinjer med medarbejderne på advokatkontoret.